Privacy Statement
Via dit Privacy Statement informeert DingemansVanderKind (“DvdK”) u over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens en de door u verstrekte persoonsgegevens van derden omgaan.
1. Contactgegevens
DvdK is verwerkingsverantwoordelijke en DvdK is gevestigd aan de (1017 WS) Sarphatistraat 9 in Amsterdam. Telefonisch is DvdK te bereiken op 020 344 64 54 en per e-mail via secretariaat@dvdk.nl .
2. Op wie is dit Privacy Statement van toepassing?
Dit Privacy Statement geldt voor alle personen van wie en alle ondernemingen en/of instellingen waarvoor DvdK persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van personen die werkzaam zijn bij DvdK. Dit Privacy Statement is daarmee van toepassing op: cliënten van DvdK, potentiële cliënten met wie DvdK contact heeft gelegd of wil leggen, bezoekers van de website van DvdK, ontvangers van nieuwsbrieven en commerciële e-mails van DvdK en alle andere personen die contact opnemen met DvdK of van wie DvdK persoonsgegevens verwerkt.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken alle persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt van uzelf of van derden, persoonsgegevens gegenereerd tijdens uw bezoek aan onze website en het lezen van nieuwsbrieven en persoonsgegevens die wij hebben ontleend aan andere bronnen, zoals zakelijke social media platforms.
Persoonsgegevens door u verstrekt:
- contactgegevens en alle andere persoonsgegevens die nodig zijn ter behandeling van uw zaak en/of opdracht door een advocaat of mediator
- contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren
- contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken, events, seminars etc. zoals gegevens vermeld op visitekaartjes
Persoonsgegevens verkregen via of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsbrieven, commerciële e-mails of daaraan gerelateerde technologieën:
- IP-nummer
- uw surfgedrag op de website, zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd
- of u een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan u klikt (Klik hier voor ons cookie statement).
Persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen:
- persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke social media platforms zoals LinkedIn
- persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster
- persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites
Onze website kan hyperlinks bevatten naar websites van andere partijen en social media buttons. DvdK is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van betreffende social media platforms. Ook is DvdK niet verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platforms.
4. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, namelijk:
4.1 Het uitvoeren van een overeenkomst waarin u ons opdracht hebt verstrekt tot het leveren van (juridische) diensten door onze advocaten of mediators
Als u een zaak in behandeling geeft of opdracht verstrekt aan een advocaat of mediator van DvdK worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd en de persoonsgegevens van de andere partij en/of betrokkenen. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak en/of opdracht, afhankelijk van de aard ervan. Voorts worden de gegevens gebruikt voor facturatie van de verleende diensten.
4.2 Het nakomen van wettelijke verplichtingen
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) kan advocaten in bepaalde gevallen verplichten bepaalde informatie in te winnen, vast te leggen en te bewaren. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort). Daarnaast zijn er diverse andere wetten (o.a. belastingwetgeving en de Advocatenwet) op basis waarvan wij verplicht zijn de door u verstrekte persoonsgegevens te verwerken.
4.3 Het onderhouden van contact met u
Uw contactgegevens worden bijgehouden in ons klantsysteem en kunnen worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events zoals seminars en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd.
4.4 Het verbeteren van onze diensten en het uitvoeren van eventuele gerichte marketingacties
Wij vinden het belangrijk u te kunnen benaderen met informatie die voor u relevant is. Om dit mogelijk te maken combineren wij de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contact. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens en geen vertrouwelijke gegevens die door het beroepsgeheim van advocaten en de gedragsregels voor mediators zijn beschermd. Soms vragen wij cliënten ook om mee te werken aan een evaluatie ten aanzien van de uitgevoerde diensten door middel van een (online) vragenlijst. U kunt op ieder moment laten weten dat u niet benaderd wil worden voor marketingacties, seminars, nieuwsbrieven, of niet wilt meewerken aan een evaluatie waarna wij u niet langer daarvoor zullen benaderen.
4.5 Het verbeteren en beveiligen van onze website www.dvdk.nl.
4.6 Het maken van gebruikersstatistieken
De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het click-gedrag. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij om de website te verbeteren.
5. Rechtsgrond van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:
5.1 Toestemming
Als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend. Die toestemming kan blijken uit het feit dat u per e-mail of anderszins een vraag aan DvdK stelt. U hebt ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken.
5.2 Op basis van een overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
Indien u ons een mondelinge of schriftelijke opdracht verleent tot het leveren van juridische diensten of diensten ten behoeve van mediation, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.
5.3 Wettelijke verplichting
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten in voorkomende gevallen bepaalde informatie in te winnen, vast te leggen en te bewaren. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort).
5.4 In verband met een gerechtvaardigd belang
Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld uw contactgegevens om u uit te nodigen voor seminars en events.
6. Verwerkers
Wij maken voor het verwerken van de door u verstrekte persoonsgegevens gebruik van andere dienstverleners (verwerkers) die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij werken bijvoorbeeld met een externe ICT-dienstverlener die ons ondersteuning biedt bij het veilig en stabiel houden van onze systemen. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. Ook gebruiken wij diensten van derden voor het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails.
7. Persoonsgegevens delen met derden
Soms is het nodig uw, en/of de door u verstrekte, persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van een opdracht met derden te delen. Bijvoorbeeld bij het procederen tegen of het corresponderen met een wederpartij of het sluiten van een overeenkomst waarbij meerdere partijen zijn betrokken. Voorbeelden van derden zijn: UWV, de Belastingdienst, rechtbanken, gerechtshoven, de Hoge Raad, arbitrage instituten, mediators, advocaten en notarissen. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven. Als een rechtelijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan moeten voldoen. In deze gevallen wordt geen verwerkersovereenkomst gesloten, aangezien het hierbij gaat om (zelfstandige) verwerkingsverantwoordelijke(n). DvdK zal uiteraard geen persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit niet noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht of hier geen wettelijke verplichting toe bestaat.
Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseren wij met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event of seminar. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld.
8. Doorgifte buiten de (Europese Economische Ruimte) EER
Het kan soms nodig zijn uw persoonsgegevens door te geven aan partijen gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dat kan – afhankelijk van de omstandigheden van het geval – noodzakelijk zijn bij de uitvoerig van een opdracht door een advocaat of een mediator of in het kader van een rechtsvordering waarvoor wij u juridische ondersteuning verlenen. Voor het versturen van online nieuwsbrieven en mailings en het verwerken van gegevens ingevuld op de webformulieren op onze website, kunnen wij ook gebruik maken van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigde dienstverleners (verwerkers).
Op grond van de AVG mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens of indien een specifieke afwijking van toepassing is.
9. Datalek
In geval van een (vermoedelijk) datalek zullen wij overeenkomstig de AVG en de daarop gebaseerde Nederlandse wetgeving handelen, onverminderd onze verplichting de gevolgen van dergelijke inbreuken zo snel mogelijk ongedaan te maken dan wel te beperken. Aangezien wij als advocaten aan een beroepsgeheim zijn gebonden, behouden wij ons het recht voor onze medewerking aan het doen van een melding en/of het verstrekken van (aanvullende) informatie, al dan niet gedeeltelijk, te weigeren.
10. Geheimhouding
Alle personen in dienst van, dan wel werkzaam ten behoeve van DvdK, zijn verplicht tot geheimhouding en nemen vertrouwelijkheid in acht met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen. Wij waarborgen dat de personen in dienst van, dan wel werkzaam ten behoeve van DvdK, een geheimhoudingsovereenkomst hebben getekend.
11. Beveiliging
DvdK zal aantoonbaar, passende en doeltreffende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen, die gezien de huidige stand der techniek en de daarmee gemoeide kosten overeenstemmen met de aard van de te verwerken persoonsgegevens, ter bescherming van de persoonsgegevens tegen verlies, onbevoegde kennisname, verminking of enige vorm van onrechtmatige verwerking, alsmede om de (tijdige) beschikbaarheid van de gegevens te garanderen. DvdK zal de beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en, waar nodig, de beveiligingsmaatregelen verbeteren om te blijven voldoen aan de verplichtingen op grond van de AVG.
12. Intellectueel eigendomsrecht
Voor zover de (verzameling van) persoonsgegevens wordt beschermd door enig intellectueel eigendomsrecht, verleent u toestemming aan DvdK de persoonsgegevens te gebruiken in het kader van de uitvoering van de opdracht.
13. Vragen over uw persoonsgegevens
Iedere persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Neemt u voor dergelijke vragen contact op via 020 344 64 54 of secretariaat@dvdk.nl .
14. Klachten?
Als u klachten hebt over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen door een mail te sturen naar secretariaat@dvdk.nl of te bellen met 020 344 64 54. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Veranderingen
Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die we van u vragen en de wijze waarop we uw persoonsgegevens gebruiken. Ook kan regelgeving wijzigen. In dat geval zullen we dit Privacy Statement aanpassen. We nodigen u daarom uit het Privacy Statement regelmatig te checken, zodat u geïnformeerd blijft. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hierop ook via onze website attent maken.
Amsterdam, 22 mei 2018